商务英语邮件写作：邮件写作中你不得不知的细节
商务英语邮件写作 邮件写作中你不得不知的细节
工作中，我们很多人每天要处理十几封甚至上百封邮件。因此，我们给对方发的邮件如果能做到既专业又得体的话，可以节约对方很多时间，也可以为自己赢得很多印象加分。今天就和大家分享一些商务邮件写作中你不得不知的细节！
1. Write a meaningful subject line “主题”要有意义
在把你的邮件发送出去之前，你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊，或者主题栏是空的话，那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。
我们来看一个例子：
Subject: Important! Read Immediately!!!
简评：你认为很重要的事情在别人看来却未必如此，你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢，且不专业。邮件的主题一定要informative (具体；提供有用信息)，让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改：
Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour
简评：如果你的邮件内容真的很重要且紧急，那么不妨把主题写得具体些，同时，尝试主题首字母大写，这样可以引起对方的重视。
2. Identify yourself clearly 选择一个专业的邮箱地址
试想一下，假设你是会议的主办方，在会议开始的前一天，你收到这样一封邮件：
To: Bruce Blinderson
From: FuZzYkltTy2000@hotmail.com
Subject: [Blank]
Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?
简评：收到这样一封邮件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何许人也？这封邮件可以这样改：
To: Bruce Blinderson
From: m.ponsybil@gmail.com
Subject: Conference absence, Sept. 10
Dear Mr. Bruce,
This is Morris Ponsybil from…
简评：这封邮件的邮箱地址更专业，收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。
3. Distinguish between formal and informal situations 语言风格得当
邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事，那么在邮件里用一些表情符号（smilies 如 ：P 等），缩写（比如IIRC表示“If I recall correctly”；LOL 表示“laughing out loud"）和网络语言可以使你的邮件充满个性，增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司，或者不太熟的客户，那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。
商务英语邮件写作 10分钟写商务报告
在日常商务合作中，要做到事事顺利并不容易。有时，我们不得不写投诉邮件向对方complain，并期待对方收到complaint之后，能及时解决问题。那么，写投诉邮件时，该如何措辞、拿捏语气态度，从而做到既解决问题又不影响今后的合作呢？今天教你英语投诉邮件写作技巧！
投诉邮件的写作中，我们需要根据事态的严重程度选择合适的语气和态度，这样的选择就体现在措辞中。
首先，如果问题是第一次出现，那么你大可不必小题大做，你可以先make a mild complaint（温和地提醒下对方）。我们来看一个例子：
Dear Sir:
I'm writing in connection with my booking with you for an adventure holiday to Peru.
On the 19th of May, I sent you a check for $390 as a deposit. Unfortunately, I have not yet received a receipt for this. I would be grateful if you could send me this as soon as possible.
I look forward to hearing from you.
Yours,
Margareta Lindell
这封邮件结构清晰，写邮件的人语气也比较温和，并没有什么过激的言辞。complaint的核心句是Unfortunately, I have not yet received a receipt for this. I would be grateful if you could send me this as soon as possible. 邮件写作者在描述问题时只是说明了事实本身（没有收到发*），紧接着作者还提出了针对这个问题自己希望得到的解决方案（希望能尽快送到），除此之外，并没有带上任何负面情绪。这让收到邮件的人感觉很舒服，也知道自己是在跟一个reasonable的人交流，这样邮件使整个交流充满了正能量，有利于问题的解决。
因此，当make a mild complaint时，可以分两步走：
- 1. 描述事实本身
可用句型：Unfortunately,…
- 2. 提出解决问题的方案
可用句型：Pleasecould you…
We would be grateful if you could…
当然，如果第一次投诉未果，你可以再发一次complaint。而这一次，你的语气可以更强烈一些，make a point，让对方知道：don't take me for granted。
当make a point时，你可以使用这些句型：
I should like to draw your attention to (the fact that)…
I should like to remind you that…
I hope that it is not necessary to remind you that…
对方从你的措辞中可以感受到你的态度：It's over the line. You gotta take it seriously this time.
如果第二次投诉后，对方还是无动于衷。那么我们完全可以将心中的怒火释放出来，make a strong point，甚至是make a warning。
当make a strong point时，可以分四步走：
- 1. 描述事实本身
e.g. It's now over ten months since we placed this order and we are still waiting for the pencils.
- 2. 强调不满
e.g. I should like to point out that we've already paid for these pencils.
- 3. 要求对方立即采取行动
e.g. We must insist, therefore, that you deliver them immediately.
- 4.（必要时）给出警告
e.g. Unless…, we will be forced to…
相信事情发展到这一步，对方不得不高度重视你的投诉，不然的话，合作可能就要终止了。
通过以上的分析，我们可以总结出：
1. 投诉邮件根据事态的严重程度可以分为三大类：make a mild complaint，make a point，make a strong point (make a warning)。
2. 当第一次、第二次投诉时，可以分两步走：
- 1）描述事实本身
- 2）提出解决问题的方案
但是第一次投诉和第二次投诉的措辞应是有差异的。
3. 当第三次投诉时，可以分四步走：
- 1）描述事实本身
- 2）强调不满
- 3）要求对方立即采取行动
- 4）（必要时）给出警告
商务英语邮件写作：投诉邮件这样写
不管是对于BEC中高级备考考生还是职场白领来说，学会撰写商务报告都是一项很重要的技能。下面就从结构和句型两个维度和大家分享下商务报告该如何写。
- Title：标题言简意赅，只需告诉对方主题即可。e.g. REPORT ON…
- Introduction：这部分陈述写报告的目的。内容包括要求你写这份报告的原因及报告最后你将达到的效果。
e.g. The purpose of this report is to…
The objective of this report is to…
The aim of this report is to…
This report aims to…
Mr. A has asked me to report to…
As requested by…, I am submitting the following report about…
Here is a report concerning…
- Findings：这部分主要阐述事实和信息，记住要避免把你个人的意见带进来。
e.g. According to the recent market research / investigation / survey / the chart above / the table above…
The recent visit / investigation / survey showed that…
The table / chart above tells us that…
From the chart shown, we find / learn / notice that…
The table / chart above is showing that…
- Recommendation(s)：这部分主要是基于前部分的findings提出意见和建议。
e.g. The following are the recommendations…
It is recommended that…
Based on the conclusion / analysis above, we recommend that / it can be concluded that…
With reference to the advantages stated above, the following recommendations can be made…
With reference to the facts above, the following recommendations can be made…
